Les 5 meilleurs outils pour vous aider à gérer efficacement les documents

Êtes-vous à la recherche des meilleurs outils pour gérer professionnellement vos documents ? Si oui, alors vous avez atterri sur la bonne page.

Dans cet article, nous discuterons de la façon dont les outils en ligne jouent un rôle important dans une meilleure gestion des documents. 

Comment les outils en ligne peuvent aider à la gestion des documents

Ce n'est pas seulement le fait que les outils en ligne offrent une solution plus pratique et flexible que la gestion traditionnelle des documents.

C'est aussi le fait qu'ils permettent une meilleure gestion des documents de manière rentable.

Voici comment:

a) Les outils en ligne peuvent facilement centraliser vos documents, ce qui facilite leur partage, leur modification et leur gestion à partir d'un seul endroit. Vous n'avez plus à vous soucier d'avoir différentes versions d'un document sur différents ordinateurs ou appareils. Vous pouvez également accéder aux fichiers à partir de n'importe quel emplacement ou appareil, éliminant ainsi le besoin d'envoyer constamment des documents par e-mail entre collègues ou clients.

b) Vous pouvez organiser les documents dans des dossiers dans votre compte en ligne et partager des dossiers avec d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, en vous assurant que chacun a accès aux versions les plus récentes des documents à tout moment.

c) Les outils en ligne permettent de travailler facilement sur le même document en même temps. Si deux personnes ou plus travaillent ensemble sur un document, elles n'ont pas besoin de l'envoyer par e-mail, elles peuvent simplement y travailler ensemble en même temps, en voyant qui apporte des modifications dès qu'elles se produisent.

d) Les outils en ligne facilitent également la collaboration en vous permettant de laisser des commentaires sur des documents (ou des sections spécifiques d'un document) que d'autres utilisateurs peuvent voir et utiliser.

e) Les outils de gestion de documents vous permettent également de définir des autorisations pour les utilisateurs. Vous pouvez définir une autorisation pour les utilisateurs autorisés à afficher uniquement les documents et les empêcher de les modifier. Si vous le souhaitez, vous pouvez également autoriser les utilisateurs à modifier et apporter des modifications au document avant de le renvoyer.

Cinq outils d'aide à la gestion des documents

1. eFileCabinet

eFileCabinet est une solution de gestion de documents basée sur le cloud et permet aux organisations de stocker et de gérer des documents.

Les solutions sont disponibles sous la forme d'une application Web accessible depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile doté d'une connexion Internet.

eFileCabinet est livré avec de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des documents. Certains d'entre eux sont :

Indexation : dans la fonction d'indexation, les utilisateurs peuvent saisir des données sur les documents à partir d'une liste prédéfinie. Ils peuvent également créer des champs personnalisés pour saisir les données comme ils le souhaitent.

Une fois indexés, les utilisateurs peuvent rechercher et trouver leurs documents rapidement.

Reconnaissance optique de caractères (OCR) : eFileCabinet est livré avec la fonction OCR. Les utilisateurs peuvent numériser des documents papier ou télécharger des images et le logiciel les convertira en fichiers texte modifiables.

Flux de travail de document : grâce à la fonction de flux de travail, les utilisateurs peuvent attribuer des tâches à d'autres employés ou services en fonction de divers événements dans le système, par exemple après la fin d'un processus

spécifique ou lorsqu'un utilisateur approuve ou rejette quelque chose. Une fois définis, les flux de travail fonctionnent en arrière-plan et informent la personne appropriée si nécessaire.

Piste d'audit : avec la piste d'audit, il devient facile pour les responsables de suivre chaque action entreprise par leurs employés, comme les modifications apportées à quel fichier et qui a effectué ces modifications, etc.

Capturez n'importe quel fichier : vous pouvez capturer des fichiers à partir de fax entrants, d'e-mails, de scanners et même d'autres systèmes de gestion de documents.

Contrôle de version : permet de s'assurer que les utilisateurs disposent toujours de la version la plus récente des documents.

2. Compresserpdf.com

Compresserpdf.com est un outil en ligne utilisé pour réduire la taille des fichiers PDF. Cet outil peut être utilisé par n'importe qui car il est facile à utiliser et pratique.

Un compresseur PDF en ligne est un outil utile lorsque vous avez besoin de gérer vos documents de manière efficace et efficiente.

Il vous aide à compresser des fichiers PDF de grande taille afin qu'ils puissent être facilement stockés et accessibles en peu de temps.

Cet outil est capable de réduire les fichiers PDF d'une taille moyenne de 10 Mo à environ 100 Ko. Le fichier PDF peut être compressé afin que vous puissiez l'utiliser facilement. L'outil s'assure qu'aucune donnée n'est perdue pendant la compression.

Certains des avantages de base de l'utilisation de cet outil incluent:

Gain de temps : Une taille de fichier réduite signifie qu'il vous faudra moins de temps pour télécharger ou télécharger le fichier compressé de votre ordinateur vers un autre appareil tel qu'un smartphone ou une tablette.

Économise de l'espace : il réduit l'espace de stockage requis sur votre appareil ainsi que sur d'autres appareils sur lesquels vous avez stocké ces fichiers à l'aide de services cloud tels que Dropbox ; cela facilite la tâche des utilisateurs qui ont une capacité de stockage limitée sur leurs appareils mais qui ont toujours besoin d'accéder à des documents importants sans avoir à payer des frais supplémentaires pour les options de capacité de stockage plus importantes proposées par ces fournisseurs de services.

Facile à partager : Les documents PDF compressés sont toujours plus faciles à partager en raison de leur taille réduite. Vous pouvez les joindre à des e-mails, les partager sur WhatsApp ou utiliser d'autres supports en ligne.

3. Zoho Docs

Zoho Docs offre la possibilité de créer, télécharger, modifier et partager des documents avec votre équipe.

Ce sont les principales fonctionnalités qu'il offre pour vous aider à gérer efficacement les documents.

Partage : créez des groupes et autorisez l'accès à des ensembles de documents spécifiques en fonction du projet, du service ou de la possibilité de partage. Vous pouvez inviter des utilisateurs individuels ou des utilisateurs au niveau du domaine à l'aide d'une adresse e-mail ou d'un nom d'utilisateur.

Historique des versions : Zoho Docs conserve un historique complet des versions de tous vos documents afin que vous puissiez revenir à une version plus ancienne si nécessaire. Cliquez simplement sur l'icône d'historique pour afficher une liste de toutes les versions d'un document.

Prise en charge des flux de travail : avec Zoho Docs, vous pouvez configurer des flux de travail pour différents types de documents tels que des approbations, des contrats, des factures, etc., qui appliqueront automatiquement des autorisations, des notifications et des rappels selon vos paramètres de flux de travail.

Il comprend également des modules de flux de travail tels que le flux de travail de facturation, le flux de travail de contrat et le flux de travail d'approbation avec des modèles prédéfinis qui vous permettent de configurer rapidement un flux de travail pour la gestion des documents.

Le concepteur de flux de travail vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour vos besoins commerciaux uniques en combinant des éléments de flux de travail tels que des déclencheurs, des conditions, des actions et des notifications.

Automatisation : Le programme vous permet également d'automatiser de nombreuses tâches différentes telles que la mise à jour régulière de vos documents, la création de nouveaux documents et leur envoi à tous vos contacts, les partager avec les membres de votre équipe ou même permettre à d'autres utilisateurs de les modifier.

4. HighTail

Le système HighTail dispose d'un certain nombre de fonctionnalités pour une gestion efficace des documents.

Les plus importants sont les suivants :

• La possibilité de télécharger plusieurs fichiers à la fois. Cela se fait en faisant glisser et en déposant les fichiers de votre ordinateur dans la fenêtre HighTail.

• La possibilité de partager vos fichiers et dossiers avec d'autres personnes, qu'elles aient ou non un compte chez HighTail. Vous pouvez également définir diverses autorisations de partage.

• Diverses options d'affichage pour les images, les documents et les PDF, selon la façon dont vous souhaitez les afficher.

• HighTail vous permet d'envoyer jusqu'à 2 Go de fichiers à la fois, via une simple fonction de glisser-déposer.

• Vous pouvez également appliquer des mots de passe à certains fichiers et dossiers, ajouter des commentaires aux fichiers et dossiers et verrouiller certains éléments afin que vous seul puissiez les modifier.

HighTail fournit une suite d'applications qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos documents. Le principal avantage d'utiliser un tel outil est qu'il permet aux équipes de collaborer plus efficacement sur des projets. Il permet également une meilleure organisation et un meilleur contrôle des documents, ainsi que leur partage en toute sécurité avec des parties externes.

5. PaperTracer

PaperTracer est une puissante solution de gestion de fichiers d'entreprise qui peut aider votre entreprise à gérer tous les types de documents, y compris les e-mails, les contrats, les factures et les rapports.

Avec les solutions ECM de PaperTracer, vous pouvez profiter d'une variété de fonctionnalités qui vous aideront à gérer efficacement vos documents.

Il s'agit d'une solution de documents sans papier qui permet aux utilisateurs de capturer, de suivre, de stocker et d'archiver tous leurs documents par voie électronique. Le système peut être configuré pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Il offre une variété de fonctionnalités pour améliorer l'efficacité, notamment :

Capture de documents : Le logiciel peut capturer des e-mails, des fax, des images numérisées et des fichiers électroniques. Les codes-barres et les champs d'index peuvent également être joints aux documents lorsqu'ils sont capturés dans le système.

Archivage de documents : Les documents sont stockés au format numérique sous forme de fichiers PDF ou TIFF et les utilisateurs peuvent joindre des mots-clés et des champs de recherche (index) à chaque document pour une récupération facile.

Récupération de fichiers : les utilisateurs peuvent récupérer des documents à partir du système en recherchant des mots-clés ou des champs d'index ou en scannant des codes-barres au recto de chaque document.

Les utilisateurs peuvent également distribuer des fichiers via des pièces jointes à des e-mails ou par fax directement à partir du système et créer des pistes d'audit de toutes les actions entreprises sur les documents stockés dans le système.